«Честный знак» в кафе и кофейне:
какие товары маркированы и что с ними делать

«Честный знак» — государственная система цифровой маркировки: на каждой упаковке код DataMatrix, а система отслеживает путь товара от завода до момента, когда он перестал быть товаром. Для магазина этот момент — продажа на кассе. Для кафе чаще всего иной: молоко вылили в питчер, воду залили в кофемашину, масло ушло во фритюр. Закон называет это выводом из оборота при использовании для собственных или производственных нужд, и с конца 2023 года общепит обязан об этом сообщать. Ниже — какие группы товаров касаются кафе в 2026 году, что делать с каждой и как подключиться, не останавливая работу.

Чтобы не путать: «Честный знак» — это коды на заводской упаковке и учёт оборота товаров. Надписи на досках, ёмкостях и этикетки заготовок по СанПиН — совсем другая история, о ней — в статье про маркировку на кухне по СанПиН.

Какие товары в общепите маркированы и с каких дат

Общее правило для всех групп одинаковое. Общепит — участник оборота: регистрируется в системе, принимает товар от поставщика по электронному УПД и передаёт сведения о выводе из оборота, если товар не продан гостю целиком, а использован на кухне или за баром. Отличаются даты и то, как именно передаются сведения: по GTIN и количеству (объёмно-сортовой учёт), по номеру партии (партионный) или по каждому коду (поэкземплярный).

Товарная группа	Что обязан делать общепит	С какой даты	Документ
Молочная продукция	Регистрация, приёмка по УПД в ЭДО, вывод из оборота при использовании — не позднее 3 рабочих дней. До 31.10.2026 — по GTIN и количеству	01.12.2023	ПП № 2099 от 15.12.2020, ПП № 749 от 01.06.2024
Молочная продукция: новые правила	УПД подписывается в течение 24 часов с приёмки. Партионный учёт при выводе: срок годности больше 40 дней — с 01.11.2026, 40 дней и меньше — с 01.03.2027	01.09.2026 и далее	ПП № 745 от 15.06.2026
Упакованная вода	Общепит — участник оборота: приёмка по УПД, вывод из оборота при использовании. Вода, произведённая с 01.03.2025, — поэкземплярно	01.09.2024	ПП № 106 от 02.02.2024, ПП № 749
Соки и безалкогольные напитки	Регистрация; приёмка и вывод из оборота сначала по GTIN, с 01.03.2026 — поэкземплярно	01.09.2023 (регистрация), 05.11.2024 (сведения)	ПП № 887 от 31.05.2023
Пиво и слабоалкогольные напитки в кегах	Передать сведения о подключении кеги к крану не позднее следующего рабочего дня; продажа через кассу	15.01.2024	ПП № 2173 от 30.11.2022
Пиво в бутылках и банках	Продажа через кассу; приёмка по УПД, вывод из оборота не через продажу	01.06.2024 (касса), 01.09.2025 (ЭДО)	ПП № 2173, ПП № 746 от 01.06.2024
Растительные масла	Регистрация; приёмка по УПД и вывод из оборота по GTIN, с 01.11.2026 — поэкземплярно	01.09.2024 (регистрация), 01.11.2025 (сведения)	ПП № 676 от 27.05.2024
Консервы	Регистрация; приёмка и вывод из оборота по GTIN, с 01.10.2027 — поэкземплярно	01.09.2024 (регистрация), 01.10.2026 (сведения)	ПП № 677 от 27.05.2024
Бакалея, первая волна (снеки, специи, соусы и др.)	Регистрация; приёмка и вывод из оборота по GTIN, с 01.12.2027 — поэкземплярно	01.03.2025 (регистрация), 01.09.2026 (сведения)	ПП № 1682 от 30.11.2024
Бакалея, вторая волна (макароны, крупы, мёд и др.)	Регистрация; сведения о приёмке и выводе — позже	01.03.2026 (регистрация), 01.11.2027 (сведения)	ПП № 186 от 25.02.2026

Даты взяты из разделов для HoReCa на сайте оператора маркировки (markirovka.ru) по состоянию на октябрь 2026 года. Они не раз переносились, поэтому перед закупкой новой группы сверьтесь со страницей своей товарной группы.

Что это значит на практике для типичной кофейни: молоко, вода, соки и напитки в упаковке уже давно под маркировкой; с сентября–октября 2026 года к ним добавились соусы, специи и консервы, если вы их закупаете; масло для кухни — с ноября 2025 года. Икра лососевых и осетровых рыб тоже маркируется, но для заведений, где её нет в меню, это не актуально — если есть, уточняйте правила группы у оператора.

С чего начать: регистрация, УКЭП и ЭДО

Без трёх вещей работать с маркированным товаром нельзя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Для ООО — подпись руководителя, для ИП — самого предпринимателя. Её бесплатно выпускает удостоверяющий центр ФНС или доверенные лица налоговой; платить придётся только за защищённый носитель — токен. Этой же подписью потом подписываются все УПД.

Регистрация в «Честном знаке». На сайте честныйзнак.рф входите по УКЭП, заполняете профиль, указываете тип участника и товарные группы, с которыми работаете. Регистрация бесплатная. Важно отметить все группы, которые реально закупаете: молоко, воду, напитки, масла, консервы, бакалею, пиво — иначе документы по ним не пройдут.

Электронный документооборот (ЭДО). Поставщик маркированного товара обязан отгружать его по электронному УПД, а вы — его подписывать. Подключиться можно к любому оператору ЭДО, через которого работают ваши поставщики, или к бесплатному сервису «ЭДО Лайт» самого оператора маркировки. С 1 апреля 2025 года УПД идут в новом формате (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@), так что старые программы для ЭДО стоит обновить.

Если вы открываете заведение, закладывайте это в план до первой закупки: молочка без ЭДО просто не придёт. Это стоит сделать ещё на этапе открытия, параллельно с договором на кассу.

Приёмка по УПД: как не ошибиться с причиной выбытия

Поставщик отгружает товар и отправляет в ЭДО электронный УПД с кодами или GTIN. Вы сверяете фактическую поставку с документом и подписываете его. После подписания товар числится за вами.

Самое полезное место в этом процессе — поле «признак выбытия». Если вы знаете, что весь товар из поставки уйдёт в напитки и блюда, при подписании УПД можно указать причину: «1 — использование для собственных нужд» или «3 — использование для производственных целей». Тогда товар выводится из оборота сразу, в момент подписи, и больше ничего делать не нужно. Оператор называет это выводом «одной кнопкой».

Три тонкости:

• Признак лучше ставить самому. Если его проставит поставщик, вы как покупатель его уже не исправите, а отвечаете за достоверность сведений именно вы. Оператор маркировки прямо советует оставлять это поле за покупателем.
• Не помечайте то, что пойдёт на продажу. Бутылка воды, выведенная из оборота при приёмке, уже «исчезла» из системы. Оператор допускает, что общепит потом всё же продаст её через кассу — чек тогда считается корректировкой ранее поданного вывода, — но для этого нужны дополнительные настройки кассового ПО, иначе получится двойное выбытие.
• Следите за сроком подписи. Для молочной продукции с 1 сентября 2026 года УПД нужно подписать обеими сторонами в течение 24 часов с приёмки. Неподписанный документ — это и проблема с поставщиком, и нарушение порядка передачи сведений.

Если признак при подписании не указали, это не катастрофа: вывод из оборота оформляется отдельным документом в личном кабинете «Честного знака».

Вывод из оборота внутри заведения: молоко, вода, масло

Это главная обязанность общепита. Молоко, которое ушло в капучино, вода для кофемашины, масло для салатов на кассе не сканируются. Их выводят из оборота одним из двух способов:

1. При подписании УПД — через признак выбытия, как описано выше.
2. Отдельным документом «Вывод из оборота» в личном кабинете или через учётную программу, если признак не ставили. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня приёмки или со дня составления первичного документа о выводе (для молочки, воды и напитков — постановление Правительства № 749 от 01.06.2024; для пива, масел, консервов и бакалеи такой же срок записан в правилах этих групп).

Отдельным документом оформляют и всё, что не попало в «одну кнопку»: товар испортился, истёк срок годности, упаковка повреждена, продукция ушла на дегустацию или питание персонала. Если бутылку воды или сок подали гостю и пробили на кассе, выбытие уходит с чеком; всё, что ушло в блюда и напитки без продажи упаковки, выводится с причиной «для собственных нужд» или «для производственных целей».

Как меняется учёт по молоку. До 31 октября 2026 года общепит передаёт сведения о выводе по GTIN и количеству упаковок. С 1 ноября 2026 года для молочной продукции со сроком годности больше 40 дней — это в основном ультрапастеризованное молоко и сливки, которые берут кофейни, — добавляется номер производственной партии. Для продукции со сроком 40 дней и меньше партионный учёт начнётся с 1 марта 2027 года. На деле для кафе, которое выводит молоко «одной кнопкой» при подписании УПД, меняется немного: важно, чтобы поставщик указывал партию в документе. Больше работы у тех, кто оформляет вывод вручную.

С водой похожая логика: для воды, произведённой с 1 марта 2025 года, сведения передаются по каждому коду. С соками и напитками поэкземплярный вывод обязателен с 1 марта 2026 года, с маслами — с 1 ноября 2026 года.

Чтобы вывод из оборота не превращался в ежедневную рутину, полезно, чтобы приход и списания в вашем складском учёте совпадали с документами в ЭДО: тогда видно, сколько пакетов молока принято, сколько ушло в напитки и сколько списано по сроку.

Продажа навынос: вода, соки, пиво в бутылках — через кассу

Как только вы продаёте маркированный товар в заводской упаковке целиком — бутылку воды, сок в пачке, йогурт, бутылку пива навынос, — это розничная продажа. Её проводят через кассу, и сведения о выбытии уходят в «Честный знак» вместе с чеком через ОФД.

Что для этого нужно от кассы:

• Формат фискальных документов 1.2 и прошивка с поддержкой маркировки.
• 2D-сканер, который читает DataMatrix. Обычный линейный сканер штрихкодов эти коды не прочитает.
• Договор с ОФД, который передаёт сведения о маркированных товарах.

Для общепита есть важная оговорка. Заведение может указывать в чеке не полный код маркировки, а код товара (GTIN) с количеством — в кассовом ПО это обычно настраивается как режим HoReCa. Тогда разрешительный режим на кассе к заведению не применяется: такое исключение прямо записано в пункте 3 правил, утверждённых постановлением Правительства № 1944 от 21.11.2023. Если же касса отправляет полный код с упаковки, проверка обязательна.

Разрешительный режим — это проверка кода перед продажей: касса отправляет код в систему маркировки и получает ответ, можно ли продавать товар. Если код не найден, уже выведен из оборота или по нему стоит запрет, продажа блокируется. Для работы без интернета используется локальный модуль «Честного знака», который хранит базу кодов у вас. Для подключения нужен токен, который генерируется в личном кабинете по УКЭП, и обновлённое кассовое ПО. Кафе, которое продаёт навынос пару позиций, проще работать по GTIN; заведению с витриной и десятками упаковочных товаров стоит настроить разрешительный режим, чтобы не продать просрочку или чужой товар.

Как выбрать кассу под это и сколько стоит обслуживание — в статье какую кассу выбрать для кофейни, а про связку кассы с заказами гостей — на странице оплаты и кассы.

Разливное пиво: подключение кеги и сканер

Пиво — самая «кассовая» группа для общепита.

Регистрация. Заведения, которые продают пиво и слабоалкогольные напитки, регистрируются в «Честном знаке» с 1 марта 2023 года.

Подключение кеги. Когда кегу подключили к крану, её код нужно отсканировать и передать в систему не позднее следующего рабочего дня. Делается это через кассовую программу или документом «Подключение кеги» в личном кабинете. Обязанность действует с 15 января 2024 года.

Продажа бокалами. В чеке на разливное пиво указывается код кеги или её GTIN и проданный объём. Касса должна поддерживать частичную реализацию.

Приёмка. Кеги, произведённые с 1 марта 2025 года, и бутылки и банки, произведённые с 1 сентября 2025 года, принимаются по УПД в ЭДО с кодами каждой единицы. Вывод из оборота не через продажу — порча, истечение срока, утрата — оформляется отдельным документом в течение 3 рабочих дней.

Бутылочное пиво. Для общепита сканировать код каждой бутылки необязательно: достаточно GTIN и количества, и тогда проверка разрешительного режима на заведение не распространяется.

Маркировка пива не отменяет ЕГАИС: закупку пива по-прежнему подтверждают в ЕГАИС. Если планируете крепкий алкоголь, понадобится ещё и лицензия — это отдельная процедура со своими требованиями к помещению и ЕГАИС.

Оборудование и стоимость подключения

Большая часть подключения бесплатна. Деньги уходят на носитель подписи, сканер и, если касса старая, на обновление или замену.

Что нужно	Зачем	Ориентир стоимости
УКЭП руководителя	Вход в «Честный знак», подпись УПД	Подпись в УЦ ФНС — бесплатно; токен — 1 500–3 000 ₽
Регистрация в «Честном знаке»	Участник оборота	Бесплатно
ЭДО	Приёмка УПД от поставщиков	«ЭДО Лайт» — бесплатно; у коммерческих операторов входящие часто бесплатно, исходящие — по тарифу
2D-сканер	Коды на упаковке и кегах	2 000–8 000 ₽, беспроводной — дороже
Обновление кассы до ФФД 1.2	Продажа маркированного товара	От 0 ₽ (бесплатная прошивка) до замены кассы
ОФД	Передача чеков с маркировкой	Около 3 500 ₽ в год
Помощь специалиста	Настройка кассы, токена, локального модуля	0–5 000 ₽ разово, по договорённости

Цены — ориентиры на октябрь 2026 года по предложениям продавцов и сервисных центров. Если вы используете маркированные товары только внутри заведения и ничего не продаёте в упаковке, сканер и обновление кассы могут не понадобиться вовсе: хватит подписи, регистрации и ЭДО.

Типичные ошибки и штрафы

Ошибки, на которых кафе чаще всего спотыкаются:

• Не зарегистрировались по новой группе. Начали брать соусы или консервы, а в профиле эти группы не отмечены.
• Признак выбытия поставил поставщик, а часть товара вы продаёте навынос. Коды уже выведены, исправить признак вы не можете, и без настройки кассы продажа даст расхождения и двойное выбытие.
• Забыли вывести товар из оборота при подписании УПД и не оформили документ в 3 рабочих дня.
• Не подписали УПД вовремя. По молочке с сентября 2026 года на это 24 часа.
• Не передали подключение кеги до конца следующего рабочего дня.
• Продают упаковку без кассы. Бутылка воды «на ходу» без чека — это продажа маркированного товара без передачи сведений.

Ответственность установлена двумя статьями КоАП.

Статья 15.12.1 — непредставление сведений в систему маркировки, нарушение порядка и сроков их передачи, неполные или недостоверные сведения. Предупреждение или штраф: для должностных лиц — от 1 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽. Сюда попадают просроченный вывод из оборота и неподписанные УПД.

Статья 15.12, часть 2 — продажа товара без обязательной маркировки, а также хранение и приобретение такого товара для сбыта. Штраф для граждан — от 2 000 до 4 000 ₽, для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц — от 50 000 до 300 000 ₽, во всех случаях с конфискацией товара. Поэтому немаркированную воду или молоко «по знакомству» в кафе лучше не принимать.

Чек-лист: подключиться за один день

Если подпись уже есть, всё остальное реально сделать за рабочий день.

1. Утро. Проверьте, есть ли УКЭП руководителя на токене. Если нет, запишитесь в УЦ ФНС — это единственный пункт, который может занять больше дня.
2. Регистрация. Зайдите на честныйзнак.рф по подписи, заполните профиль и отметьте все товарные группы, которые закупаете: молочная продукция, вода, напитки, масла, консервы, бакалея, пиво.
3. ЭДО. Подключите оператора ЭДО или «ЭДО Лайт» и сообщите поставщикам свой идентификатор, чтобы УПД приходили в электронном виде.
4. Правило приёмки. Решите, какой товар целиком уходит на кухню и бар, — по нему ставьте признак выбытия «1» или «3» при подписании УПД. Попросите поставщиков не проставлять признак за вас.
5. Касса. Если продаёте упаковку навынос, проверьте ФФД 1.2, договор с ОФД, подключите 2D-сканер и решите: GTIN в чеке или полный код с разрешительным режимом.
6. Пиво. Если есть кран, проверьте, что касса умеет передавать подключение кеги и продавать частями.
7. Ответственный. Назначьте человека, который раз в день смотрит входящие УПД и раз в неделю — неоформленные выводы и списания.

В «Падаче» интеграции с «Честным знаком» нет: коды маркировки, УПД и вывод из оборота оформляются в ЭДО и личном кабинете оператора. Система помогает с другой стороной той же задачи — ведёт остатки сырья, сама списывает молоко по тех. картам при каждой продаже и фиксирует списания по причинам, так что легко сверить, что принято и что израсходовано.