Суммированный учёт времени:
норма, табель и переработки

Учёт рабочего времени сотрудников в кафе почти всегда упирается в одно противоречие. Закон говорит о 40 часах в неделю, а точка открыта 12–14 часов в день семь дней в неделю, и люди выходят по графику 2/2. Свести одно с другим позволяет суммированный учёт рабочего времени: норма соблюдается не за каждую неделю, а за месяц, квартал или год. Но работает он только при двух условиях — правильно введён на бумаге и подкреплён табелем, где записаны фактические часы, а не плановые.

Как составить сам график и не поставить человека на две смены подряд, мы разобрали в статье «График смен в кафе». Здесь — следующий шаг: как считать часы за период и платить за то, что вышло сверх нормы.

Почему при сменах 2/2 без суммированного учёта нельзя

Нормальная продолжительность рабочего времени — не больше 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). При графике 2/2 по 11 часов бариста в одну неделю работает 33 часа, в следующую — 44. В среднем выходит 38,5 часа, то есть в норму он укладывается, но в «тяжёлую» неделю формально переработал 4 часа.

Статья 104 ТК РФ решает именно эту проблему. Если по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность, работодатель вводит суммированный учёт: часы складываются за учётный период и сравниваются с нормой этого периода. Неделя в 44 часа перестаёт быть нарушением, если за квартал всё сошлось.

Без суммированного учёта у кафе на 2/2 два плохих варианта: либо каждая длинная неделя — сверхурочные, которые надо оплачивать в повышенном размере, либо нарушение режима, которое инспекция увидит по первому же табелю.

Учётный период: месяц, квартал или год

Учётный период по ст. 104 — не больше одного года. Для работ с вредными или опасными условиями труда — не больше трёх месяцев (продлить до года можно только для отдельных категорий через коллективный договор и отраслевое соглашение). В обычном кафе вредных рабочих мест по спецоценке, как правило, нет, но проверьте карту СОУТ: если она есть для кухни, ограничение в три месяца касается именно этих сотрудников.

Выбор периода — это выбор между сглаживанием и задержкой денег:

• Месяц. Переработки видны сразу, но в январе норма всего 120 часов, и любой 2/2 даст сверхурочные, а в июле (184 часа) тот же график окажется недоработкой.
• Квартал. Для кафе — разумная середина. Перекосы месяцев гасятся, а расчёт по переработкам случается четыре раза в год.
• Год. Максимальное сглаживание, но сверхурочные выясняются только в декабре, и все двенадцать месяцев вы не знаете, сколько должны людям. При увольнении посреди года считать придётся за отработанный отрезок.

Как ввести суммированный учёт

Порядок введения устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка — это прямо сказано в части 4 статьи 104. Последовательность такая:

1. Внести в ПВТР раздел о суммированном учёте. Для каких должностей он действует, какой учётный период, с какой даты он начинается. Если в кафе есть профсоюз или иной представительный орган работников, ПВТР принимаются с учётом его мнения (ст. 190 и 372 ТК РФ).
2. Издать приказ о введении суммированного учёта с конкретной даты.
3. Отразить режим в трудовых договорах. Режим работы, если он отличается от общих правил, — обязательное условие договора (ст. 57). Новым сотрудникам — сразу при приёме.
4. Уведомить работающих сотрудников. Для тех, кто уже работает, переход — это изменение условий договора по инициативе работодателя. По ст. 74 о нём письменно предупреждают не позднее чем за два месяца, под подпись.
5. Ознакомить с графиком смен не позднее чем за месяц до его введения (ст. 103).

Самая частая ошибка здесь — считать, что приказа достаточно. Без раздела в ПВТР и уведомления по ст. 74 инспекция признает режим не введённым, и каждая неделя свыше 40 часов станет сверхурочной.

Норма часов за учётный период: производственный календарь 2026

Норма считается исходя из 40-часовой недели (ч. 3 ст. 104) — по производственному календарю пятидневки, даже если в кафе нет ни одной пятидневки. Перенос выходных в 2026 году утверждён постановлением Правительства от 24.09.2025 № 1466, предпраздничные дни (30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября) короче на час.

Ниже — норма по кварталам и что дают типичные графики 2/2. Число смен — для квартала, где сотрудник работает ровно половину дней.

Период	Рабочих дней	Норма, ч	Смен 2/2	2/2 по 11 ч	2/2 по 12 ч
I квартал	55	440	45	495	540
II квартал	62	493	45–46	495–506	540–552
III квартал	66	528	46	506	552
IV квартал	64	511	46	506	552
Год	247	1 972	182–183	2 002–2 013	2 184–2 196

Помесячно: январь — 120 часов, февраль — 152, март — 168, апрель — 175, май — 151, июнь — 167, июль — 184, август — 168, сентябрь — 176, октябрь — 176, ноябрь — 159, декабрь — 176.

Что видно из таблицы:

• 2/2 по 11 часов почти попадает в норму. В III и IV квартале график даже немного ниже её. Превышение в I квартале объясняется январскими праздниками: часы, отработанные в праздничные дни и оплаченные в двойном размере, в сверхурочные не включаются (ч. 3 ст. 152).
• 2/2 по 12 часов в норму не попадает никогда. За год — больше 200 часов сверх нормы на человека. Такой график означает плановую переработку, а это уже нарушение: суммированный учёт требует, чтобы график укладывался в норму периода.

И одна деталь, о которой забывают: норма уменьшается на время отпуска, больничного и других периодов, когда человек освобождён от работы. Бариста, который две недели был в отпуске, должен отработать за квартал меньше, и «лишние» часы у него появятся раньше.

Сверхурочные при суммированном учёте: что изменилось с 1 сентября 2026 года

Сверхурочная работа при суммированном учёте — это часы сверх нормы учётного периода (ст. 99). Привлекать к ней можно только с письменного согласия сотрудника, кроме исключительных случаев из той же статьи.

С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который заметно поменял статьи 99 и 152:

Что	Как было	Как сейчас
Лимит в день	4 часа за два дня подряд	4 часа в день
Лимит в год	120 часов	120 часов, до 240 — только по коллективному договору или отраслевому соглашению и с письменного согласия
Оплата в пределах 120 ч	Первые 2 часа — от 1,5, дальше — от 2	То же
С 121-го часа в году	—	Каждый час не менее чем в двойном размере
Суммированный учёт	Обычно: первые 2 часа периода по 1,5, все остальные по 2	Сверхурочные определяются по дню (смене), в который работали: в каждой смене первые 2 часа по 1,5, дальше по 2
База для расчёта	С 01.09.2024 — с учётом компенсационных и стимулирующих выплат	То же

Последний пункт важен для кафе, где бариста получает процент от выручки. Это стимулирующая выплата, и база для оплаты сверхурочных не может быть «голой» ставкой — такое требование появилось после постановления Конституционного суда от 27.06.2023 № 35-П и закреплено в ст. 152 с 1 сентября 2024 года. Как именно включать процент в часовую базу, пропишите в положении об оплате труда вместе с бухгалтером.

Вместо повышенной оплаты сотрудник может попросить дополнительный отдых — не меньше отработанного сверхурочно времени. Инициатива должна исходить от него, а не от управляющего.

Праздники и ночные часы: что доплачивается отдельно

Работа в нерабочий праздничный день (ст. 153) — не менее чем в двойном размере: для тех, кто получает дневную или часовую ставку, — не менее двойной ставки. По желанию сотрудника можно оплатить в одинарном размере и дать другой день отдыха. В 2026 году в IV квартале праздник один — 4 ноября, в I квартале их десять: 1–8 января, 23 февраля и 8 марта.

Ночные часы — с 22:00 до 06:00 (ст. 96). По ст. 154 и постановлению Правительства № 554 от 22.07.2008 каждый ночной час оплачивается с доплатой не менее 20 % часовой ставки. Если кафе закрывается в 22:00, а бариста ещё час моет кофемашину и снимает кассу, этот час — ночной.

Доплаты суммируются: час после 22:00, который оказался сверхурочным, оплачивается и как сверхурочный, и как ночной.

Разобранный пример: бариста на 2/2 по 11 часов за IV квартал

Кофейня работает с 11:00 до 22:00. Учётный период — квартал. Бариста Анна работает по графику 2/2, смена 11 часов, ставка 2 750 ₽ за смену — то есть 250 ₽ в час. Процент от выручки для простоты не учитываем.

Первые пять часов сверх графика добирают Анну до нормы. Это не переработка, они оплачиваются по обычной ставке: 5 × 250 = 1 250 ₽.

Оставшиеся 42 часа приходятся на 21 смену по два часа. По правилам, действующим с 1 сентября, в каждой такой смене оба часа — «первые два», то есть по 1,5: 42 × 250 × 1,5 = 15 750 ₽. Годовой лимит не нарушен: если за три предыдущих квартала у Анны набралось 30 часов, с IV кварталом выходит 72 из 120.

Все 47 дополнительных часов — после 22:00, значит, ночные: 47 × 250 × 20 % = 2 350 ₽.

Итого кафе должно Анне за квартал сверх 46 ставок 19 350 ₽. Если бы кофейня считала по-старому, «за период» (2 часа по 1,5 и 40 часов по 2), одни сверхурочные стоили бы 20 750 ₽ — новые правила при коротких задержках обходятся работодателю дешевле. Но они же требуют знать, в какую смену сколько переработано, а это невозможно без табеля по факту.

Теперь представьте, что в кафе платили «по ставке за смену» и задержки не считали. Тогда долг перед Анной — 19 350 ₽ за квартал, перед двумя бариста — почти 39 000 ₽, за год — больше 150 000 ₽ (а если сверхурочных наберётся больше 120 часов, каждый следующий час — уже в двойном размере) плюс компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ. И это только те часы, которые кто-то записал.

Хронологический порядок, в котором часы сверх графика сначала «добирают» норму, а потом становятся сверхурочными, — наша трактовка: прямо в законе он не описан. Закрепите выбранный порядок в положении об оплате труда, чтобы не спорить о нём потом.

Табель учёта рабочего времени: Т-12, Т-13 или своя форма

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), а при сверхурочной работе — обеспечить её точный учёт (ст. 99). Документ для этого — табель.

Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года, после вступления в силу закона о бухучёте № 402-ФЗ, они не обязательны: можно утвердить свою форму приказом руководителя. Главное — чтобы в ней было видно по каждому сотруднику и каждому дню:

• фактически отработанные часы, а не плановые 11;
• ночные часы отдельно;
• сверхурочные часы и в какую смену они были;
• работу в выходные и праздники;
• неявки с причинами: отпуск, больничный, прогул.

Коды из Т-13 удобно оставить и в своей форме: «Я» — явка, «Н» — ночные часы, «С» — сверхурочные, «РВ» — работа в выходные и праздники, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный.

Отдельно о том, что ищут как «журнал учёта рабочего времени сотрудников». Такого обязательного журнала в ТК РФ нет. Это внутренний инструмент — тетрадь на стойке, где бариста пишет время прихода и ухода, или электронная отметка. Он полезен как источник данных для табеля и как доказательство в споре, но табель не заменяет. Если журнал ведётся, пусть в нём расписывается сам сотрудник: запись управляющего «по памяти» в конце месяца ничего не стоит.

Подробнее о том, какие документы и цифры кафе стоит вести ежедневно, — в статье «Как вести учёт в кафе».

Ошибки, которые находит инспекция, и штрафы

Что чаще всего всплывает при проверке или после жалобы уволившегося сотрудника:

1. Суммированный учёт «есть», но не введён. Нет раздела в ПВТР, нет уведомлений, в договоре — пятидневка.
2. График выше нормы. 2/2 по 12 часов на весь год — плановая переработка.
3. В табеле план, а не факт. Везде «11», хотя по кассе последний чек пробит в 23:40.
4. Сверхурочные не оплачены или оплачены в одинарном размере, база — голая ставка без процента.
5. Нет письменного согласия на сверхурочную работу.
6. Не доплачены ночные часы и праздники по графику.
7. Норма периода не уменьшена на отпуск и больничный.
8. График смен не доведён под подпись за месяц.

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ в действующей редакции:

Нарушение	Должностное лицо	ИП	Юрлицо
Нарушение трудового законодательства, ч. 1	предупреждение или 1–5 тыс. ₽	1–5 тыс. ₽	30–50 тыс. ₽
То же повторно, ч. 2	10–20 тыс. ₽ или дисквалификация на 1–3 года	10–20 тыс. ₽	50–70 тыс. ₽
Неполная выплата зарплаты, ч. 6	предупреждение или 10–20 тыс. ₽	1–5 тыс. ₽	30–50 тыс. ₽
То же повторно, ч. 7	20–30 тыс. ₽ или дисквалификация на 1–3 года	10–30 тыс. ₽	50–100 тыс. ₽

Недоплата сверхурочных и ночных — это неполная выплата зарплаты, то есть ч. 6. Штраф не отменяет долга: недоплату всё равно придётся погасить вместе с компенсацией за задержку. В Госдуму внесены законопроекты о повышении этих штрафов; на момент публикации они не приняты.

Это не юридическая консультация, а ориентир. Формулировки ПВТР и положения об оплате труда покажите кадровику или бухгалтеру.

Система учёта рабочего времени: что автоматизировать

Табель в таблице работает, пока в кафе три человека и управляющий не забывает его заполнять. Дальше проблемы одни и те же: время записывают задним числом, задержки теряются, а в конце квартала никто не может сказать, в какую смену были переработки.

От системы учёта рабочего времени сотрудников кафе нужно немного: фиксировать фактический приход и уход в момент события, хранить это по каждой смене и отдавать бухгалтеру итог за период. Остальное — норма, коэффициенты, ночные — бухгалтер посчитает по своим правилам, если исходные данные честные.