Как вести учёт в кафе:
от выручки за день до прибыли за месяц

Учёт в кафе начинается не с программы, а с вопроса, на который вы хотите получать ответ. «Сколько мы должны налоговой?» — это к бухгалтеру. «Сколько мы заработали в октябре, куда ушли деньги и почему на счёте их меньше, чем казалось?» — это к вам. Ниже разбираем, как вести учёт в кафе на уровне владельца: какие цифры собирать, с какой частотой, как из них сложить отчёт о прибыли и что из этого можно вести в Excel.

Бухгалтерский и управленческий учёт в кафе: в чём разница

Бухгалтерский учёт в кафе — обязанность по закону. Проводки, первичные документы, декларации, расчёты по взносам, кассовая дисциплина. Его цель — правильно посчитать налоги и сдать отчётность вовремя. Делает это бухгалтер, штатный или на аутсорсе, и экономить на нём опасно: ошибки обходятся штрафами.

Управленческий учёт законом не требуется, и его не ведёт никто, если владелец этим не займётся. Его цель — решения: поднять ли цену на капучино, нужен ли третий человек в смену, выдержит ли кафе новую аренду. Формы и правила вы придумываете сами, главное — чтобы цифры считались одинаково каждый месяц.

	Бухгалтерский и налоговый	Управленческий
Для кого	Налоговая, банк, фонды	Владелец и управляющий
Кто ведёт	Бухгалтер	Владелец, управляющий, система
Обязателен	Да, по закону	Нет
Как часто смотрят	Раз в квартал или год	Каждый день и каждый месяц
Что в центре	Документы и налоги	Выручка, себестоимость, ФОТ, прибыль
Цена ошибки	Штраф, доначисление	Неверное решение о ценах и людях

Эти два учёта не заменяют друг друга. Цифры в них близки, но не совпадают: в налоговой базе на упрощёнке расходы часто признаются по оплате, а вам для решений нужна прибыль по начислению. О том, почему это важно, ниже. А налоговые нюансы общепита, например освобождение от НДС для общепита, обсуждайте с бухгалтером до начала года, а не после.

Что считать каждый день

Ежедневные цифры отвечают на вопрос «нормально ли прошёл день». Их немного, и сверить их нужно в тот же вечер, пока смена помнит, что происходило.

Выручка по способам оплаты. Отдельно наличные, карта, онлайн. Сумма должна сойтись с Z-отчётом кассы и с банком на следующий день. Если по системе продано на 82 400 ₽, а касса показывает 79 900 ₽, разницу ищут сегодня, а не в конце месяца.

Количество чеков и средний чек. Средний чек = выручка ÷ число чеков. Выручка могла упасть из-за того, что пришло меньше гостей, или из-за того, что каждый потратил меньше, и лечится это по-разному: в первом случае маркетингом, во втором — меню и допродажами.

Касса и инкассация. Остаток наличных на начало, выручка наличными, выдачи (размен, мелкие закупки, возвраты), инкассация, остаток на конец. Каждую выдачу из кассы подтверждает чек или записка с подписью. Кассовые документы, которые требует закон, оформляет бухгалтер. Как выбрать саму онлайн-кассу, разобрали в статье про кассу для кофейни.

Возвраты и отмены. Сумма и причина каждого. Три возврата за неделю от одного сотрудника — повод посмотреть внимательнее.

Списания. Просрочка, бой, пролив, переделка блюда, питание персонала. Всё записывается в день, когда случилось, с причиной и количеством. Списание, записанное в конце месяца «примерно», бесполезно.

Что считать каждую неделю

Недельный ритм нужен для того, что меняется медленнее дня, но слишком дорого ждать до конца месяца.

Закуп. Сколько купили, у кого и по какой цене. Главное здесь — следить за ценами поставщиков. Если молоко подорожало на 12 %, а цена латте осталась прежней, фудкост напитка вырос, хотя в зале ничего не поменялось.

Контрольная инвентаризация. Не весь склад, а 10–20 позиций, где крутятся деньги или легко потерять: кофе в зерне, молоко, сливки, мясо, рыба, алкоголь. Сравниваете остаток по учёту с остатком на полке. Расхождение по кофе в 300 г за неделю при норме 18 г на порцию — это около 17 чашек, которые никто не продал. Порядок проведения полной и выборочной ревизии — в отдельной статье об инвентаризации в кафе.

ФОТ по сменам. Сколько начислено за неделю и какую долю выручки это составило. Если в будни в смене трое, а выручка как у двоих, это видно уже на второй неделе. Как строить смены под нагрузку, читайте в материале про график смен.

Частота	Что считаем	Откуда берём	Сигнал, что что-то не так
Каждый день	Выручка по способам оплаты	Касса, банк, система заказов	Расхождение с Z-отчётом
Каждый день	Чеки и средний чек	Система заказов	Падение среднего чека 3 дня подряд
Каждый день	Наличные и инкассация	Кассовый ящик, выдачи	Недостача без записки
Каждый день	Списания с причинами	Журнал или документ списания	Списания без причины
Каждую неделю	Закуп и цены поставщиков	Накладные	Рост цены без пересчёта меню
Каждую неделю	Контрольная инвентаризация	Пересчёт 10–20 позиций	Расхождение больше 2–3 %
Каждую неделю	ФОТ к выручке	Смены, ведомость	Доля выше плановой
Каждый месяц	Полная инвентаризация	Пересчёт склада	Фактический фудкост выше расчётного
Каждый месяц	Отчёт о прибыли, prime cost, ТБУ	Все данные выше	Прибыль падает при росте выручки

Пороговые значения в последней колонке — ориентиры. Свои пороги вы найдёте за два-три месяца наблюдений.

Что считать раз в месяц

Месяц — главный отчётный период управленческого учёта. В конце месяца нужны три вещи.

Полная инвентаризация. Пересчёт всего склада в последний день месяца, лучше после закрытия. Без неё нельзя посчитать фактическую себестоимость: остаток на начало + приход − остаток на конец = сколько продуктов израсходовано.

Фудкост: факт против расчёта. Расчётный фудкост получается из технологических карт и цен закупа, фактический — из инвентаризации. Разница между ними и есть ваши потери: порции на глаз, неучтённая порча, угощения, воровство. Разрыв в 1–2 пункта — рабочая норма, в 4–5 пунктов — повод разбираться по позициям. Подробно формулы и нормы по форматам разобраны в статье про фудкост.

Отчёт о прибылях и убытках (P&L). Это главный документ управленческого учёта. Его логика проста:

Из этого отчёта считаются ещё две цифры, на которые стоит смотреть каждый месяц.

Prime cost — себестоимость продуктов плюс фонд оплаты труда со взносами. Это две статьи, которыми управляющий реально может управлять. Ориентир рынка — не выше 60–65 % выручки. Выше 65 % прибыль остаётся только при дешёвой аренде.

Точка безубыточности — выручка, при которой кафе выходит в ноль. Считается так: постоянные расходы ÷ (1 − доля переменных расходов). Её полезно знать в рублях за день: тогда смена понимает, сколько надо продать, чтобы день не прошёл в убыток.

Пример P&L кафе за месяц

Возьмём кафе на 40 мест с кухней и кофе, работающее на УСН «доходы», за октябрь. Цифры условные, но пропорции типичные для небольшого заведения в городе-миллионнике.

Статья	Сумма, ₽	Доля от выручки	Ориентир
Выручка	2 400 000	100 %	—
Себестоимость проданного	720 000	30,0 %	28–35 % для кафе
Списания	36 000	1,5 %	1–3 %
Валовая прибыль	1 644 000	68,5 %	—
ФОТ со взносами	672 000	28,0 %	25–32 %
Аренда	288 000	12,0 %	до 10–15 %
Коммунальные	72 000	3,0 %	2–5 %
Маркетинг	48 000	2,0 %	1–4 %
Эквайринг и банк	36 000	1,5 %	1–2 %
Прочее: хозтовары, ремонт, связь, программы	72 000	3,0 %	2–4 %
Прибыль до налога	456 000	19,0 %	—
Налог УСН 6 %	144 000	6,0 %	зависит от режима
Чистая прибыль	312 000	13,0 %	10–15 %

Все ориентиры здесь — средние по рынку, а не нормы. Кафе в торговом центре платит за аренду больше, кофейня без кухни тратит меньше на продукты, и обе могут быть прибыльными.

Налог в примере упрощён. Мы не учитываем уменьшение налога на страховые взносы и считаем, что кафе не платит НДС. С 2026 года освобождение от НДС на упрощёнке действует, только если доход за прошлый год не больше 20 млн ₽, а у этого кафе выручка около 29 млн ₽ в год. Значит, ему либо нужна льгота для общепита, либо в P&L появится ещё одна строка налога. Это как раз тот вопрос, который решается с бухгалтером.

ФОТ здесь целиком отнесён к постоянным расходам. Если часть зарплаты — процент от выручки, переменная доля растёт, а точка безубыточности сдвигается. Пересчитывайте её каждый раз, когда меняете схему оплаты или аренду.

Что видно из этого отчёта: кафе стабильно зарабатывает, запас над точкой безубыточности около 21 % выручки. Если октябрьская выручка упадёт до 1,9 млн ₽, прибыль почти исчезнет, а ФОТ и аренда останутся прежними. Это хороший довод не нанимать ещё одного повара на будни.

Учёт расходов в кафе: почему деньги на счёте — не прибыль

Самая частая путаница в учёте расходов в кафе — между движением денег и прибылью. Это два разных отчёта.

ДДС (движение денежных средств) показывает, сколько денег пришло и ушло за месяц, независимо от того, к какому периоду они относятся. Отвечает на вопрос «хватит ли денег заплатить зарплату пятнадцатого».

P&L показывает, сколько заведение заработало за месяц. Расходы в нём относятся к тому месяцу, когда их понесли, а не когда заплатили. Это и называется учётом по начислению.

Вернёмся к нашему кафе. В октябре оно заработало 312 000 ₽, но денег на счёте стало меньше. Вот почему:

Что произошло в октябре	Влияние на деньги, ₽
Чистая прибыль по P&L	+312 000
Налог за октябрь начислен, но платится по итогам квартала	+144 000
Уплачен аванс по УСН за III квартал (срок — 28 октября)	−432 000
Закупили продуктов больше, чем израсходовали: склад вырос	−104 000
Купили кофемолку — это вложение, а не расход месяца	−180 000
Зарплату за октябрь частично выплатят в ноябре	+32 000
Владелец забрал на личные нужды	−100 000
Изменение денег на счёте	−328 000

Прибыль есть, а денег стало на 328 000 ₽ меньше. Ничего не украли и никто не ошибся: просто большая часть выплат относится к другим периодам. Если смотреть только на остаток на счёте, в октябре покажется, что кафе убыточно. А в сентябре, когда налог не платили, — что оно зарабатывает больше, чем на самом деле.

Отсюда практическое правило: ведите оба отчёта. P&L отвечает за решения о ценах и людях, ДДС — за то, чтобы не оказаться без денег в день зарплаты.

Учёт продуктов в кафе: приход, списание, отходы

Учёт продуктов в кафе держится на трёх операциях. Если хотя бы одна ведётся небрежно, фудкост за месяц будет выдуманным.

Приход. Каждая накладная заносится в день поставки: что пришло, сколько, на какую сумму. Принимая товар, его взвешивают, а не верят накладной на слово: недовес поставщика оплачиваете вы. Важно сразу обновлять цену закупа, иначе себестоимость блюд будет считаться по старым ценам.

Списание по тех-картам. Продали порцию — со склада ушло то, что указано в тех-карте. Именно так получается остаток «по учёту», с которым потом сравнивают полку. Без тех-карт остаток по учёту посчитать нельзя, и инвентаризация показывает только общую сумму: «не хватает на 40 000 ₽», а чего именно — непонятно.

Отходы и списания мимо продажи. Сюда входят две разные вещи. Технологические отходы при зачистке (кожура, кости, обрезь) должны быть заложены в тех-карту через вес брутто и нетто, их не списывают отдельно. Всё остальное — просрочка, бой, пролитое молоко, переделанное блюдо, питание персонала — оформляется отдельным списанием с причиной. Тогда в конце месяца вы видите не «потери 3 %», а «1,2 % — просрочка выпечки, 0,8 % — питание персонала».

Отдельно о журналах учёта в кафе. Есть журналы, которые требуют санитарные правила: бракеражный журнал, журнал здоровья персонала, температурные журналы холодильников. Они нужны для проверок Роспотребнадзора и к управленческому учёту прямого отношения не имеют. Полный список с образцами — в статье о журналах общепита по СанПиН. Журнал списаний, журнал кассы и журнал инвентаризаций, наоборот, — ваши внутренние документы, и форму для них можно выбрать любую.

Excel или программа учёта для кафе

Excel — нормальный инструмент для учёта в кафе на старте. В таблице можно вести:

• отчёт о прибыли за месяц и ДДС;
• реестр расходов по категориям;
• тех-карты и расчёт себестоимости небольшого меню;
• ежедневную сводку выручки, если её переносит один аккуратный человек.

Проблема таблиц не в формулах, а в ручном переносе. Каждая цифра попадает в таблицу руками из кассы, накладной, графика смен. Пока позиций мало, это терпимо. Признаки, что пора переходить на систему учёта в кафе:

• в меню больше 40–50 позиций, и тех-карты в таблице никто не обновляет при смене цен закупа;
• остаток продуктов «по учёту» не считается вовсе, потому что списывать каждую продажу по тех-карте руками невозможно;
• отчёт о прибыли за месяц готов к двадцатому числу следующего месяца, когда решения принимать уже поздно;
• зарплату считают по-разному в разные месяцы, и каждый расчёт вызывает спор;
• данные лежат в трёх местах: касса, таблица склада, таблица смен — и они не сходятся;
• у вас две точки, и сравнить их нельзя, потому что таблицы ведут разные люди по-разному.

Хорошая программа учёта для кафе делает одну главную вещь: убирает ручной перенос. Продажа сама списывает сырьё, смены сами превращаются в зарплату, а отчёт о прибыли собирается из того, что уже есть в системе. Бухгалтерию при этом программа управленческого учёта не заменяет, и это нормально: налоговая отчётность — отдельная задача.

Ошибки, из-за которых учёт в кафе врёт

Личные и бизнес-деньги в одном кармане. Владелец оплачивает закуп с личной карты, забирает наличные из кассы «до завтра», платит за бензин картой ИП. Через три месяца никто не может сказать, сколько кафе заработало. Решение простое: отдельный счёт заведения, и собственник забирает деньги только как явную выплату, записанную в ДДС. Эта выплата — не расход кафе, и в P&L она не попадает.

Учёт по оплатам, а не по начислению. Купили кофе на два месяца — и октябрь выглядит убыточным, а ноябрь — сверхприбыльным. Заплатили аренду за квартал — то же самое. В P&L расход относится к месяцу, когда продукты израсходовали или помещение использовали. Самая показательная проверка: если ваша «прибыль» прыгает на 30–50 % от месяца к месяцу при ровной выручке, вы почти наверняка считаете по оплатам.

Нет инвентаризаций. Без пересчёта склада фактическая себестоимость неизвестна, а значит, неизвестна и прибыль. Расчётный фудкост по тех-картам всегда выглядит лучше фактического, и разница между ними незаметно съедает деньги.

Себестоимость по старым ценам. Тех-карты посчитаны при открытии, с тех пор закуп подорожал на 15 %, а меню не менялось. По таблице всё хорошо, на счёте — нет.

Списания «на глаз» в конце месяца. Если вписать списание задним числом одной цифрой, оно не объясняет, где потери. Записывайте в день, с причиной.

ФОТ без взносов и без части зарплаты. Конверты, премии наличными, работа «по договорённости» — всё, что не попадает в учёт, занижает реальную долю ФОТ. Отчёт показывает прибыль, которой нет.

Нет одного ответственного. Учёт, который ведут «все понемногу», не ведёт никто. Назначьте человека, который каждый день сверяет кассу, а в конце месяца закрывает отчёт, и сроки: инвентаризация в последний день месяца, P&L готов к пятому числу.