Инвентаризация продуктов
в кафе и ресторане

Инвентаризация в кафе — это пересчёт продуктов на складе, на кухне и за баром и сравнение результата с тем, что должно быть по учёту. Без неё учёт продуктов в кафе остаётся гипотезой: тех-карты говорят, сколько сыра должно было уйти, а сколько ушло на самом деле, показывают только весы и пересчёт. Разница между этими двумя цифрами — деньги, которые не дошли до тарелки гостя.

Зачем считать склад, если всё и так записано

Учётный остаток складывается из трёх цифр: что было, что пришло, что ушло. Последняя — самая ненадёжная. Даже если продажи списывают сырьё по тех-картам, в реальности есть лишние 10 г сыра в пасте, кофе на калибровку помола, завтрак повара, разбитая бутылка, о которой забыли сказать. Ничего из этого не попадает в учёт само.

Инвентаризация решает три задачи:

• Даёт фактический фудкост. Формула «остаток на начало + приход − остаток на конец» работает только с настоящим остатком на конец. Подробно о ней — в статье про фудкост.
• Показывает, где именно теряются деньги. Не «недостача 4 тысячи», а «минус 850 г вырезки и 650 г пармезана».
• Закрывает период для материально ответственных. Без подписанной описи с бармена или кладовщика нельзя спросить ни за что, а при смене ответственного без пересчёта нельзя понять, чью недостачу вы принимаете.

Как часто проводить инвентаризацию в кафе

Для бухгалтерии обязательные случаи перечислены в ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и в ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н, обязателен с 1 апреля 2025 года): перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения или порчи, после пожара, аварии и стихийного бедствия, при реорганизации и ликвидации. Остальные сроки организация устанавливает сама.

Для управления раза в год мало. Рабочий ритм в общепите выглядит так:

Вид пересчёта	Как часто	Что считают	Зачем
Полная инвентаризация	Раз в месяц, в последний день	Весь склад, кухню, бар, заготовки	Фактический фудкост, закрытие месяца
Контрольная (выборочная)	Раз в неделю	10–15 «горячих» позиций: мясо, рыба, сыры, алкоголь, кофе, молоко	Поймать проблему до конца месяца
Барная по смене	При передаче смены	Крепкий алкоголь, открытые бутылки	Чёткая ответственность бармена
Внеплановая	По событию	Всё или затронутую группу	Смена ответственного, подозрение на хищение, отключение холодильника

Почему «горячие» позиции стоит считать еженедельно: они дорогие, их легко вынести и легко передозировать. Месячный пересчёт показывает недостачу вырезки, когда она уже набежала за четыре недели и ни одна смена её не помнит. Недельный — пока ещё можно вспомнить, что в четверг был банкет, а списание по нему не провели.

Подготовка: что сделать до начала пересчёта

Половина расхождений на инвентаризации — это не потери, а незакрытые документы. Поэтому подготовка важнее самого счёта.

1. Приказ. Владелец или директор письменно назначает дату, состав комиссии и перечень мест хранения. Унифицированная форма — ИНВ-22, но подойдёт и своя. В комиссию входят минимум двое; материально ответственное лицо присутствует обязательно, но членом комиссии не назначается — проверять самого себя оно не может.
2. Все приходы проведены. Накладные, которые лежат в папке «потом заведу», — первая причина ложной недостачи наоборот: товар на полке есть, а в учёте его нет, и это даст излишек, который маскирует настоящую недостачу.
3. Все списания проведены. Просрочка, бой, пролив, питание персонала, переделки блюд — всё, что ушло мимо продажи, оформляется документом с причиной до пересчёта, а не после.
4. Продажи закрыты. Последний чек смены пробит, все заказы закрыты в системе. Пересчёт идёт после закрытия или до открытия.
5. Движение остановлено. На время пересчёта не принимают поставку и не отпускают продукты на кухню и в бар. Если без этого никак, приход откладывают в сторону и считают отдельно.
6. Расписка ответственных. Перед началом материально ответственные пишут, что все документы по приходу и расходу сданы и неучтённых ценностей нет. Это стандартная практика, и она сильно меняет разговор, если потом найдётся «забытая» накладная.

Порядок пересчёта: зоны, вес нетто, заготовки, бутылки

Считайте по зонам и всегда в одном порядке: сухой склад, холодильные камеры, морозильники, кухня на линии, бар. Внутри зоны — по полкам слева направо. Что посчитано, сразу помечайте: стикер, мел, отметка в листе. Двойной счёт и пропущенная коробка — самые частые ошибки самой процедуры.

Пара человек работает быстрее и честнее одного: один взвешивает и называет, второй записывает. Материально ответственный смотрит, но цифры не вписывает.

Вес нетто, а не по этикетке. Взвешивайте без тары. Открытая пачка муки — не «1 кг», а сколько покажут весы. Гастроёмкость с маринованной курицей взвешивается, вес пустой гастроёмкости вычитается. Замороженные креветки в глазури — по весу после разморозки, если так они заведены в тех-карте.

Единицы — как в учёте. Если молоко заведено в миллилитрах, а вы считаете пакетами, переводите сразу в листе описи, а не потом в голове. Расхождение «на порядок» почти всегда рождается при переводе килограммов в граммы.

Заготовки и полуфабрикаты

Соус, тесто, бульон, нарезанные овощи — это продукты, которые уже ушли со склада, но ещё не стали блюдом. Если их не посчитать, сырьё в них превратится в ложную недостачу.

Есть два способа:

• Отдельная позиция. Если в учёте полуфабрикат заведён как самостоятельный товар (соус «Цезарь», кг), его просто взвешивают.
• Разложение по тех-карте. Если полуфабрикат отдельно не учитывается, его вес раскладывают на сырьё по технологической карте заготовки.

Открытые бутылки

Крепкий алкоголь в открытой бутылке считают взвешиванием: вес бутылки минус вес пустой такой же бутылки, делённый на плотность. Для 40-градусных напитков плотность около 0,95 г/мл.

Бутылка виски 0,7 л весит на весах 1 050 г, пустая такая же — 450 г. Жидкости 600 г ÷ 0,95 ≈ 632 мл. Вес пустой тары по каждой марке запишите один раз в таблицу за баром — и пересчёт бара по смене займёт десять минут. Оценка «на глаз» в десятых бутылки на дорогом алкоголе даёт ошибку в сотни рублей на позицию.

Документы: ИНВ-3, ИНВ-19 и акт списания

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88:

• ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
• ИНВ-3 — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей: что посчитано, сколько, подписи комиссии и материально ответственного;
• ИНВ-19 — сличительная ведомость: учётный остаток против фактического, отклонения в количестве и в рублях;
• ИНВ-26 — ведомость учёта результатов: итог по всем зонам и решение по каждому отклонению.

Обязательными эти формы не являются с 2013 года: по ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных документов утверждает руководитель организации. Можно взять унифицированные, можно сделать свои, если в них есть обязательные реквизиты: название документа, дата, организация, содержание, количество и стоимость, должности и подписи ответственных. Свои формы закрепите в учётной политике.

Порча, бой и просрочка оформляются актом списания. Основа — форма ТОРГ-16 (постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132) или её собственный вариант: что списали, сколько, по какой цене, причина, подписи. Акт без причины — не документ, а признание, что вы не знаете, куда делся продукт.

Сличение с учётом: разбор ведомости на цифрах

Кафе на 50 посадочных мест с кофейным баром, выручка за октябрь — 1 200 000 ₽. Полная инвентаризация 31 октября после закрытия. Все приходы и списания проведены, заготовки разложены по тех-картам.

Позиция	Ед.	Учёт	Факт	Отклонение	Цена, ₽	Сумма, ₽
Говядина, вырезка	кг	14,200	13,350	−0,850	1 450	−1 232,50
Куриное филе	кг	22,000	21,600	−0,400	420	−168,00
Сыр пармезан	кг	3,100	2,450	−0,650	2 600	−1 690,00
Сыр моцарелла	кг	5,000	5,650	+0,650	980	+637,00
Кофе в зёрнах	кг	8,400	7,900	−0,500	1 900	−950,00
Молоко 3,2 %	л	46,0	41,0	−5,0	92	−460,00
Сливки 33 %	л	6,0	7,0	+1,0	430	+430,00
Виски	л	4,20	3,85	−0,35	2 400	−840,00

Недостачи — 5 340,50 ₽, излишки — 1 067,00 ₽, итог — минус 4 273,50 ₽. Теперь разберём, что за этими цифрами стоит.

Пересортица по сырам. Пармезана не хватает ровно столько, сколько лишнего моцареллы, — 650 г. Похоже на ошибку приёмки: поставщик привёз моцареллу, а кладовщик провёл её строкой пармезана, или наоборот при отпуске на кухню. В управленческом учёте количество зачитывается: 0,650 кг против 0,650 кг. Но в деньгах пармезан дороже: 1 690 − 637 = 1 053 ₽ разницы остаются недостачей, которую надо объяснить отдельно.

Говядина. Минус 850 г при обороте около 120 кг за месяц — 0,7 %. Стейков продано 85. Если повар отрезает 210 г вместо 200 по тех-карте, лишние 10 г × 85 порций дают ровно 850 г. Лечится весами на линии, а не подозрениями.

Кофе. Минус 500 г — это 28 порций по 18 г. Утренняя калибровка помола: если бариста каждый день проливает одну порцию «на пробу» и не списывает её, за 30 дней набегает 540 г. Решение — списывать калибровку документом и знать её цену.

Молоко и сливки — смотрите вместе. Сливок больше, чем по учёту, на литр — значит, система списывала их больше, чем уходило. Вероятно, в тех-карте рафа заложено 100 мл сливок, а бариста кладёт меньше и доливает молоком. Отсюда часть минуса по молоку. Остальное — остатки в питчере после взбивания и кофе для персонала без документа. Правится тех-карта и вводится списание на питание персонала.

Виски. Минус 350 мл — семь порций по 50 мл. Налив без джиггера или угощение «от заведения» без проводки. Это повод для барной инвентаризации по каждой смене: так станет видно, на чьей смене уходит бутылка.

Курица. Минус 400 г при обороте около 90 кг — меньше половины процента. Это в пределах обычной погрешности разделки и взвешивания, разбирать не обязательно.

Вывод: из 4 273,50 ₽ недостачи почти всё объясняется порционированием, неучтёнными списаниями и одной ошибкой приёмки. В фудкосте это 0,36 пункта от выручки — немного, но за год 51 тысяча рублей, и почти все причины устраняются без единого увольнения.

Пересортица: когда её можно зачесть

Пересортица — недостача одного товара и излишек другого, похожего, возникшие из-за путаницы при приёмке или отпуске. По п. 13 ФСБУ 28/2023 недостачи и излишки можно зачесть друг против друга только в исключительных случаях и если одновременно:

• они выявлены за один и тот же период;
• они числятся за одним материально ответственным лицом;
• активы одного и того же наименования (например, два сорта одних и тех же яблок, а не сыр к мясу);
• количества тождественны.

Пармезан и моцарелла, заведённые разными позициями, под эти условия для бухгалтерии, скорее всего, не подойдут — решение за бухгалтером. Если недостающий товар дороже излишнего, разница отражается как обычная недостача: на виновных, а если их нет — на расходы (подп. «б» п. 12 стандарта).

Помните, что для налогов зачёт не работает: по налогу на прибыль и УСН недостача и излишек учитываются раздельно. Это вопрос для бухгалтера; для управленческого учёта зачёт пересортицы просто правильно показывает, что продукты не пропали, а лежали под чужим именем.

Нормы естественной убыли: что из них применимо в общепите

Нормы естественной убыли продовольственных товаров в торговле и общественном питании утверждены приказом Минпромторга от 01.03.2013 № 252. В 2025 году министерство опубликовало проект их обновления — перед применением сверьте действующую редакцию в справочной системе.

Что важно понимать про эти нормы:

• Они про хранение. Усушка мяса в камере, выветривание, утруска сыпучих — да. Потери при разделке, чистке, варке и жарке — нет: они учтены в тех-карте разницей между брутто и нетто.
• Они предельные, а не плановые. Списать убыль в пределах нормы можно только при фактически выявленной недостаче, а не заранее «положенным процентом».
• Считаются от оборота. Убыль = товарооборот за период × норма ÷ 100, с разными нормами для осенне-зимнего и весенне-летнего периодов. Для охлаждённого мяса при правильном хранении это доли процента — то есть сотни граммов, а не килограммы.
• Сверх нормы — это уже недостача. Её либо взыскивают с виновного, либо списывают за счёт заведения.

На практике естественная убыль объясняет малую часть расхождений. Если недостача по мясу в несколько раз превышает норму, искать надо в порционировании и приёмке, а не в усушке.

Как разбирать недостачу: от безобидного к неприятному

Идите сверху вниз и не переходите к следующему пункту, пока не закрыли предыдущий.

1. Ошибки учёта. Непроведённые накладные и списания, неверная единица, двойной счёт, заготовки без разложения. Закрывается повторным пересчётом спорных позиций и проверкой документов.
2. Ошибки приёмки. Недовес поставщика, принятый по накладной без взвешивания; пересортица. Лечится правилом «перевесить всё, что дороже 500 ₽ за кг» прямо у машины.
3. Порционирование. Сравните фактический расход с продажами. Если перерасход пропорционален числу порций — это рука повара, а не карман.
4. Устаревшие тех-карты. Блюдо поменяли, карту — нет. Расход и учёт расходятся в обе стороны, как у сливок в примере.
5. Неучтённые списания. Питание персонала, угощения, переделки, калибровка, пролив. Самая частая причина в кофейнях и барах.
6. Воровство. Остаётся, когда всё перечисленное закрыто, а недостача повторяется по одной позиции и привязана к одним сменам. Тут помогают барная инвентаризация по сменам и разделение приёмки и хранения между разными людьми.

Ориентир из практики: отклонение до 1 % от оборота группы — рабочий фон, 1–2 % — разбирать по позициям, больше 2 % — системная проблема, которая не решится разговором с одним сотрудником.

Как удержать недостачу с материально ответственного

Правила — в главе 39 Трудового кодекса, ст. 238–248.

• По умолчанию ответственность ограничена. Работник отвечает в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241).
• Полная — только по договору и по перечню. Договор о полной материальной ответственности заключают с работниками от 18 лет, которые обслуживают ценности (ст. 242, 244). Перечни должностей и работ с 1 сентября 2025 года утверждены приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н (заменил постановление № 85 от 2002 года; старые договоры перезаключать не нужно). Для общепита в перечнях есть заведующие и администраторы, кладовщики, кассиры и работники, которые принимают оплату, в том числе официанты. Повара в перечне должностей не названы, и индивидуальный договор с ним, по разъяснениям Онлайнинспекции, не заключают — для кухни и смены бара применяют коллективную (бригадную) ответственность по ст. 245.
• Сначала проверка и объяснение. До решения о взыскании работодатель устанавливает размер ущерба и причины и запрашивает письменное объяснение; отказ оформляется актом (ст. 247). Без описи и сличительной ведомости, подписанных ответственным, этого не доказать.
• Удержание из зарплаты. Сумму до среднего месячного заработка можно удержать распоряжением работодателя не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно установлен (ст. 248). Каждое удержание — не больше 20 % от выплаты (ст. 138). Если срок пропущен, сумма больше или работник не согласен — только через суд. Работник может и добровольно возместить ущерб, в том числе в рассрочку.

Не удерживайте «по-тихому», вычитая недостачу из смены. Это незаконно, а в споре проигрывает тот, у кого нет документов.

Если вы только выстраиваете учёт с нуля, начните с общей схемы — как вести учёт в кафе: какие документы нужны каждый день, а какие раз в месяц.