Списание продуктов в кафе:
от акта до фудкоста

Списание продуктов в общепите — это документ, которым вы признаёте, что часть сырья ушла со склада мимо продажи: испортилась, разбилась, ушла на проработку нового блюда или на обед повару. Продажа списывает сырьё по тех-карте сама, а всё остальное нужно провести руками. Если этого не делать, расход «мимо кассы» всплывёт на инвентаризации как недостача, и вы уже не узнаете, что из неё — просроченные сливки, а что — пропавший пармезан.

Списание и недостача: в чём разница

Обе вещи уменьшают остаток, но по смыслу противоположны.

Списание оформляют, когда известно, что произошло: что ушло, сколько и почему. Причина названа, есть ответственный, есть акт. Это управляемый расход.

Недостача — это разница между учётом и фактом, которую обнаружили на пересчёте и которую никто не может объяснить. Её разбирают по причинам, доначисляют на виновного или списывают за счёт заведения. Как это делать и как удержать сумму с материально ответственного, мы подробно разобрали в статье про инвентаризацию в кафе.

Отсюда главное правило: всё, что ушло мимо продажи, нужно провести списанием в тот же день. Каждое непроведённое списание превращается в недостачу. А недостача без причины хуже списания с причиной и для управления, и для налогов: часть списаний можно учесть в расходах, а недостачу сверх норм естественной убыли без виновных — только в узких случаях.

Виды списаний и как их учитывать в налогах

Не все списания одинаковы. Одни — честные потери, другие — по сути расход на маркетинг или зарплату, третьи вообще не списание, а возврат поставщику. Вот как они выглядят с точки зрения документов и налогов.

Два вида требуют отдельного внимания. Представительские — это приём партнёров и деловые переговоры, а не кофе знакомому за счёт заведения. Комплименты гостям — блюдо в подарок за ожидание, десерт имениннику — это часть сервиса, и для управленческого учёта их полезно выделить в отдельную причину: тогда видно, сколько стоит ваша щедрость.

Алкоголь. Если вы торгуете алкоголем, разбитую или испорченную бутылку недостаточно списать только во внутреннем учёте — её списывают и в ЕГАИС с указанием причины. Иначе остатки в ЕГАИС разойдутся с фактом. Подробнее о требованиях к заведениям с алкоголем — в статье про лицензию.

Есть ли нормы списания продуктов в общепите

Короткий ответ: общих норм списания нет. Ни один нормативный акт не говорит, что кафе «положено» списывать 2 % или 5 % закупки.

Единственные утверждённые нормы — нормы естественной убыли продовольственных товаров в торговле и общественном питании, приказ Минпромторга от 01.03.2013 № 252. Они касаются только потерь при хранении: усушки мяса, утруски сыпучих, выветривания. Применяют их по факту выявленной недостачи, а не заранее. Как именно — в статье про инвентаризацию.

Чего эти нормы не покрывают:

• Отходы при обработке. Кожура, кости, обрезь закладываются в тех-карту разницей между брутто и нетто. Отдельно их не списывают.
• Просрочку и порчу. Нормы для них нет. Испортилось — списываете фактическое количество по акту.
• Бой и пролив. Списываются по факту, с указанием виновного, если он есть.

Поэтому «нормы списания» каждое заведение устанавливает для себя само — как управленческий лимит. Например: просрочка выпечки — не больше 3 % от закупки выпечки, пролив молока — не больше 1 % от расхода. Эти цифры не имеют силы для налоговой, но помогают ловить отклонения раньше, чем они станут привычкой.

Как оформить списание: акт, комиссия, утилизация

Обязательной формы акта нет. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (ст. 9 Закона № 402-ФЗ), их можно взять за основу — ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» или ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» — или сделать свою. Главное, чтобы в акте были обязательные реквизиты первичного документа: название, дата, организация, содержание операции, количество и сумма, должности, подписи и фамилии ответственных.

Образец полей акта списания для кафе:

Комиссия. Закон не требует комиссии для каждого списания, но подпись двух-трёх человек защищает от «списал сам себе». Обычно состав утверждают приказом: управляющий, шеф-повар, кладовщик или старший бармен. Материально ответственное лицо подписывает акт, но не должно быть единственным подписантом.

Журнал списания. Это внутренний документ, форма произвольная. Удобно вести его как реестр актов: дата, номер акта, позиция, количество, сумма, причина, кто списал. Журнал отвечает на вопрос «сколько и на что мы списали за месяц», а акты — «почему именно это». В программе учёта журнал собирается сам из документов списания.

Утилизация. Продукты с истёкшим сроком годности по Закону о качестве и безопасности пищевых продуктов (№ 29-ФЗ) запрещены к обращению и признаются некачественными и (или) опасными (ст. 3). Владелец обязан изъять их из оборота (ст. 24), после чего их утилизируют или уничтожают (ст. 25). С 1 сентября 2026 года порядок изъятия и уничтожения устанавливает постановление Правительства от 27.05.2026 № 604. Санитарные правила для общепита СанПиН 2.3/2.4.4282-26 говорят о том же: пищевая продукция, срок годности которой истёк, подлежит утилизации (п. 6). На практике это значит:

• просроченное сразу убирают из рабочих холодильников, хранят отдельно с пометкой «брак» до вывоза;
• его нельзя отдать на питание персоналу или пустить в заготовки «на сегодня»;
• уничтожение фиксируют в акте, а пищевые отходы вывозят по договору — с региональным оператором или специализированной организацией.

Как не доводить заготовки до просрочки, помогает маркировка: этикетка с датой изготовления и сроком. Что на ней писать, мы разобрали в статье про маркировку в общепите.

Списания и налоги: УСН, ОСН и НДС

УСН «доходы». Расходы на налог не влияют вовсе. Списания нужны только для управленческого учёта — но там они нужны так же, как и всем.

УСН «доходы минус расходы». Перечень расходов в ст. 346.16 НК закрытый. Сырьё и материалы — это материальные расходы (пп. 5 п. 1), и учитываются они в момент оплаты поставщику (пп. 1 п. 2 ст. 346.17), а не в момент использования. Поэтому стоимость испорченных продуктов, как правило, уже вошла в расходы, когда вы заплатили за поставку. Нужно ли её потом исключать, НК прямо не говорит — этот вопрос решите с бухгалтером. С товарами для перепродажи, например бутилированной водой или соками в заводской упаковке, иначе: их стоимость признают по мере реализации (пп. 2 п. 2 ст. 346.17), поэтому испорченная бутылка налог не уменьшит. Потери от естественной убыли в пределах норм учитываются через ст. 254 (п. 2 ст. 346.16), а недостача сверх норм — нет.

ОСН. Потери при хранении в пределах норм естественной убыли — материальные расходы (пп. 2 п. 7 ст. 254). Недостача сверх норм при отсутствии виновных — внереализационный расход, но только если отсутствие виновных подтверждено документом уполномоченного органа власти (пп. 5 п. 2 ст. 265). Стоимость продуктов с истёкшим сроком и расходы на их утилизацию Минфин в ряде писем разрешает учитывать как прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264) — при условии, что утилизация проведена по установленным требованиям и подтверждена документами. Отсюда практический вывод: акт с причиной и подтверждение утилизации важнее, чем кажется.

НДС. Вопрос возникает, только если кафе принимает входной НДС к вычету: платит налог по общей ставке на ОСН или выбрало общую ставку на УСН. При пониженных ставках 5 % и 7 % для упрощенцев вычетов нет, при освобождении по ст. 145 или льготе по ст. 149 — тоже, поэтому и восстанавливать нечего.

Для тех, у кого вычеты есть: перечень случаев восстановления НДС в п. 3 ст. 170 НК закрытый, и списания продуктов из-за порчи, боя или истечения срока в нём нет. Высший арбитражный суд в п. 10 постановления Пленума от 30.05.2014 № 33 указал, что обязанности восстанавливать налог при такой утрате кодекс не устанавливает. Минфин долго требовал восстанавливать, позже в ряде писем согласился с судами, но разъяснения встречаются разные. Перед закрытием квартала проверьте актуальную позицию вместе с бухгалтером.

Питание персонала: почему это не списание

Обед повара часто списывают в общем потоке вместе с просрочкой, и это ошибка. По сути бесплатное питание сотрудников — не потеря продукта, а выплата работнику в натуральной форме или расход на персонал. И налоги здесь считаются по-другому.

• Налог на прибыль и УСН. Стоимость питания можно учесть как расход на оплату труда, только если оно предусмотрено трудовым или коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК, пп. 6 п. 1 ст. 346.16). Если в договоре его нет, на ОСН расход не учитывается (п. 25 ст. 270).
• НДФЛ. Питание за счёт работодателя — доход в натуральной форме (ст. 211 НК). Если можно посчитать, сколько съел каждый — например, по ведомости или по талонам, — с этой суммы удерживают НДФЛ. Если питание организовано общим столом и доход конкретного человека определить нельзя, Минфин разъясняет, что облагаемого дохода не возникает.
• Трудовой кодекс. Если питание — часть зарплаты, доля оплаты в неденежной форме не может превышать 20 % начисленной зарплаты (ст. 131 ТК).

Для управленческого учёта питание персонала держите отдельной причиной. Тогда «списания» в отчёте показывают именно потери, а питание видно как часть расходов на команду.

Пример: месяц списаний кафе

Кафе на 50 мест, выручка за октябрь — 2 000 000 ₽, закупка продуктов — 640 000 ₽. Себестоимость проданного по тех-картам — 600 000 ₽, расчётный фудкост 30 %. Все списания за месяц проведены с причинами.

Где деньги. Почти половина списаний — просроченные заготовки. Это не беда поставщика и не воровство, а планирование: заготавливают «на всякий случай» на полный зал, а в будни зал полон наполовину. Если сократить просрочку заготовок вдвое, кафе сохранит 3 600 ₽ в месяц, или 43 200 ₽ в год, — без единого изменения в меню. Порча овощей и зелени — вопрос размера закупки и частоты поставок. Проработка и переделки — нормальная статья, если за ней стоят новые блюда, и тревожный сигнал, если переделки возвращаются от гостей каждый день.

Почему это важно для фудкоста: расчётная себестоимость по тех-картам не видит списаний, а фактическая — видит. Разрыв между ними и есть сумма списаний и недостачи. Подробнее о том, как считать оба показателя, — в статье про фудкост.

Как снизить списания: пять рабочих приёмов

1. FIFO на полке. Новую поставку ставят назад, старую — вперёд. Новую заготовку не досыпают в старый контейнер. Это бесплатно и сразу снижает просрочку.
2. Маркировка заготовок. На каждом контейнере — название, дата и время изготовления, срок «годен до». Без этикетки спорный контейнер приходится выбрасывать целиком, даже если он свежий.
3. Планирование по продажам. Объём заготовок считайте от продаж за такой же день недели, а не от максимальной загрузки. В понедельник и в субботу нужен разный объём соуса.
4. Стоп-лист. Когда заготовка кончилась, блюдо ставят на стоп, а не готовят новую партию за час до закрытия. Лучше отказать двум гостям, чем выбросить гастроёмкость утром.
5. Го-лист. Обратная сторона стоп-листа: список блюд, которые нужно продать сегодня, потому что заготовка к ним на исходе срока. Официанты рекомендуют их в первую очередь, а кухня может предложить их как блюдо дня.

И главный приём — разбирать списания раз в неделю по причинам. Пока списания — одна цифра в конце месяца, управлять ими нельзя.