Кафе с залом и кухней с нуля:
документы, смета и план по неделям

Открыть кафе с залом и полноценной кухней сложнее, чем кофейню, по трём причинам: здесь есть горячее производство со своими санитарными и инженерными требованиями, штат в полтора-два раза больше, а вложения измеряются уже не сотнями тысяч, а миллионами. Ниже — порядок действий, документы со сроками, смета на кафе на 40 мест и расчёт, сколько гостей в день нужно, чтобы выйти в ноль.

Если вы пока выбираете между кафе и точкой без кухни, сначала посмотрите разбор как открыть кофейню с нуля: там вложения в разы меньше и ошибка с локацией обходится дешевле. Здесь — следующий уровень.

Все цены — ориентиры 2026 года для города с населением около миллиона. В Москве и Петербурге аренда и зарплаты выше на 30–60 %, в небольших городах — ниже. Законодательные сроки и суммы перед подачей документов сверяйте с первоисточником: они меняются.

Шаг 1. Концепция и локация: сначала гость, потом ремонт

Концепция — это не название и не интерьер, а ответ на три вопроса: кто ваш гость, зачем он приходит и сколько готов оставить. Семейное кафе в спальном районе, бизнес-ланчи у офисного центра и гастробар в центре города — три разных бизнеса с разными часами пик, средним чеком и штатом.

Из концепции вытекает всё остальное:

• Средний чек на гостя. Для кафе с кухней в городе-миллионнике это обычно 600–1 200 ₽. В расчётах ниже — 850 ₽.
• Часы работы. Бизнес-ланч держит зал с 12 до 15, вечернее кафе — с 18 до 23. Под это строится график поваров и официантов.
• Меню. От него зависит набор оборудования горячего цеха. Пицца требует печи, стейки — гриля, паназиатская кухня — вока и мощной вытяжки.

Локацию выбирают под концепцию, а не наоборот. Для кафе с посадкой важен не только пеший поток, но и повод зайти: рядом офисы, жильё, парк, кинотеатр. Хороший способ проверить место — посидеть в двух-трёх соседних заведениях в часы пик и посчитать занятые столы. Если конкуренты пустуют в пятницу вечером, ваша кухня ситуацию не изменит.

Шаг 2. ИП или ООО: решает алкоголь

Для кафе выбор формы бизнеса упирается в один вопрос: будете ли вы продавать вино и крепкий алкоголь.

ИП подходит, если в меню только безалкогольные напитки, пиво, сидр, пуаре и медовуха. Лицензия на розничную продажу алкоголя индивидуальному предпринимателю не выдаётся (ст. 16 171-ФЗ), но пиво в общепите ИП продавать может — с подключением к ЕГАИС и работой с маркированными кегами.

ООО нужно, если в планах вино, коктейли и крепкое. Лицензию на продажу алкоголя при оказании услуг общепита получает только организация, и действует она в том регионе, где выдана. С 1 сентября 2026 года заявление подают только в электронном виде, а срок рассмотрения — 15 рабочих дней (закон № 509-ФЗ от 28.12.2025). Госпошлина — 65 000 ₽ за каждый год срока действия лицензии (ст. 333.33 НК РФ), а с 31 августа 2025 года её платят отдельно за каждую точку. Перед подачей проверьте ограничения по месту: закон запрещает продавать алкоголь на территориях, прилегающих к школам, детским садам и больницам (границы определяет муниципалитет), а в многоквартирном доме кафе может продавать алкоголь, только если зал обслуживания не меньше 20 м². Регионы вправе вводить дополнительные ограничения.

Если сомневаетесь, регистрируйте ООО сразу: переоформить кафе с ИП на организацию потом — это новые договоры аренды, перерегистрация кассы и новое уведомление.

ОКВЭД. Основной код для кафе с залом — 56.10 «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания». Если планируете бар или банкеты, добавьте дополнительные коды. Подробно о выборе — в разборе ОКВЭД для кафе.

Налоги. Небольшие кафе чаще работают на УСН — «доходы» 6 % или «доходы минус расходы» 15 %. Патент для общепита тоже есть, но только для ИП, для зала до 150 м² и с лимитом дохода: 20 млн ₽ в 2026 году, 15 млн ₽ в 2027-м. Выбор режима — вопрос к бухгалтеру, и делать его надо до регистрации: уведомление о переходе на УСН подают в течение 30 дней после постановки на учёт.

Шаг 3. Помещение: что проверить до подписания договора

Помещение для кафе с горячим цехом — самая дорогая ошибка, потому что переделать вентиляцию или канализацию после ремонта почти невозможно. Ориентир по площади для кафе на 40 мест — 120–150 м²: зал около 60–70 м², кухня с заготовочной и моечной — 35–45 м², остальное — склад, бытовая комната персонала, санузлы.

До подписания договора аренды проверьте:

• Электрическая мощность. Кухня полного цикла с пароконвектоматом, плитой, посудомоечной машиной и холодильниками требует от 40–60 кВт. Если в помещении выделено 15 кВт, увеличение мощности может стоить дороже месячной аренды и занять несколько месяцев.
• Вытяжка. Нужна возможность вывести воздуховод выше кровли. В жилом доме это главный камень преткновения: без согласия собственников и технической возможности горячую кухню там не сделать.
• Канализация и жироуловитель. Водоканалы требуют защищать сети от жиров, а кухня кафе сбрасывает их много.
• Отдельный вход в жилом доме — не через подъезд — и отдельная зона приёмки продуктов, чтобы сырьё не проносили через зал.
• Назначение помещения и разрешение собственника на общепит, а также срок аренды. Договор на год и больше подлежит государственной регистрации — это добавит пару недель.

Санитарные требования к общепиту с 1 сентября 2026 года установлены новым СанПиН 2.3/2.4.4282-26, который заменил СанПиН 2.3/2.4.3590-20. Логика осталась прежней: поточность без пересечения сырого и готового, раковины для мытья рук в производственных цехах, отдельная мойка для посуды и инвентаря, условия для персонала. Санитарно-эпидемиологическое заключение для обычного кафе не нужно, но проверка Роспотребнадзора смотрит именно на эти вещи.

Противопожарные требования обсуждайте с арендодателем и подрядчиком по ремонту: эвакуационные выходы, сигнализация, огнетушители, регулярная очистка вытяжки горячего цеха. Это зона, где лучше заплатить специалисту за аудит до ремонта, чем переделывать после.

Шаг 4. Документы для открытия кафе: что, где и когда

Ниже — базовый набор для кафе с залом. Стоимость — ориентир: часть пошлин фиксирована законом, остальное зависит от подрядчиков и региона.

Документ	Где оформить	Когда	Стоимость
Регистрация ИП или ООО	ФНС, Госуслуги, банк	3 рабочих дня	0 ₽ при электронной подаче
Уведомление о переходе на УСН	ФНС	До 30 дней после регистрации	0 ₽
Расчётный счёт и эквайринг	Банк	1–3 дня	По тарифу банка
Договор аренды, регистрация при сроке от года	Арендодатель, Росреестр	До ремонта	Госпошлина по НК
Уведомление о начале деятельности	Роспотребнадзор через Госуслуги	До начала работы	0 ₽
Программа производственного контроля по ХАССП	Сами или подрядчик	До открытия	10–40 тыс. ₽
Медосмотр, медкнижки, гигиеническое обучение	Медцентр	До допуска к работе	2–5 тыс. ₽ на человека
Договоры: вывоз отходов, дезинсекция и дератизация, стирка	Региональный оператор, подрядчики	До открытия	10–25 тыс. ₽ в месяц
Регистрация онлайн-кассы и договор с ОФД	Кабинет ФНС, оператор ОФД	До первой продажи	3–5 тыс. ₽ в год за ОФД
Регистрация в «Честном знаке» и «Меркурии»	Сайты систем	До первой закупки	0 ₽
ЕГАИС: электронная подпись и УТМ	Удостоверяющий центр	До первой закупки пива или вина	3–7 тыс. ₽
Лицензия на алкоголь (только ООО)	Региональный орган, Госуслуги	15 рабочих дней	65 000 ₽ за год
Договор на публичное исполнение музыки	РАО и ВОИС	До открытия, если звучит музыка	По тарифу

Об уведомлении стоит сказать отдельно. Услуги общепита есть в перечне видов деятельности, о начале которых предприниматель обязан уведомить Роспотребнадзор. С 1 сентября 2025 года порядок регулирует постановление Правительства № 725 от 27.05.2025, заменившее правила, утверждённые постановлением № 584. Подать уведомление нужно до того, как вы начнёте обслуживать гостей. Штраф за работу без уведомления по ст. 19.7.5-1 КоАП с 27 июня 2025 года — 7–12 тыс. ₽ для ИП и должностных лиц и 24–48 тыс. ₽ для организации, за повторное нарушение — больше.

После открытия добавятся санитарные журналы — температура холодильников, здоровье персонала, бракераж. Какие из них обязательны по новому СанПиН, разобрано в статье журналы для общепита по СанПиН.

Шаг 5. Оборудование горячего цеха, бара и зала

Оборудование кухни подбирают под меню, а не под каталог. Каждая лишняя единица — это деньги, место и электрическая мощность. Базовый набор для кафе европейской кухни на 40 мест:

• Горячий цех: пароконвектомат на 6–10 уровней — главный рабочий инструмент, заменяющий духовку, пароварку и часть плиты; электрическая или индукционная плита на 4–6 конфорок; жарочная поверхность или гриль; фритюрница; вытяжной зонт.
• Холодный цех и заготовка: холодильные столы, холодильный и морозильный шкафы, производственные столы, слайсер, блендер, весы. Отдельные столы и разделочные доски для сырого и готового.
• Моечная: купольная или фронтальная посудомоечная машина, моечные ванны для кухонного инвентаря, стеллажи.
• Бар: кофемашина и кофемолка, холодильник для напитков, ледогенератор, барная стойка.
• Зал: 10–12 столов, 40 посадочных мест, детские стулья, гардероб или вешалки.

Хорошее б/у оборудование экономит 30–50 % бюджета, но пароконвектомат, посудомоечную машину и холодильники покупайте с проверкой у сервисного инженера: их поломка в пятницу вечером останавливает кухню.

Шаг 6. Персонал, график и меню

Кафе на 40 мест, работающее с 10 до 23 без выходных, требует примерно 13–14 человек в штате:

• шеф-повар и 3 повара — по двое на смене;
• 2 посудомойщицы;
• 4 официанта — по двое на смене, в выходные трое;
• 2 бармена;
• 2 администратора или администратор плюс управляющий.

Тринадцатичасовой день не закрывается графиком 5/2 и требует сменной работы. При графике 2/2 по 12–13 часов почти неизбежна переработка в отдельные недели, поэтому для кафе обычно вводят суммированный учёт рабочего времени — его нужно правильно оформить в правилах внутреннего трудового распорядка.

Нанимать начинайте за 4–5 недель до открытия: шефа — раньше всех, чтобы он участвовал в выборе оборудования и составлении меню. Остальных — за две-три недели, чтобы успеть пройти медосмотры и провести пробные смены.

Меню и тех-карты. Для запуска хватит 25–35 позиций: салаты, супы, горячее, гарниры, десерты, напитки. Меньше позиций — меньше закупок, списаний и ошибок на кухне. На каждое блюдо нужна технологическая карта: состав, вес нетто и брутто, выход, способ приготовления. По тех-картам считается себестоимость и фудкост — для кафе с кухней нормальный ориентир 28–33 % от цены. Без тех-карт вы не узнаете, сколько стоит тарелка, и не сможете списывать продукты со склада по продажам.

Шаг 7. Касса, маркировка и система учёта

Онлайн-касса обязательна по 54-ФЗ: чек выдаётся на каждую продажу, данные уходят в налоговую через оператора фискальных данных. Важная деталь для кафе с алкоголем: на УСН и при оказании услуг закон требует фискальный накопитель на 36 месяцев, но при продаже подакцизных товаров, включая пиво, это требование не действует и ставят накопитель на 15 месяцев. Типы касс, цены и расчёт эквайринга — в разборе касса для кофейни и кафе.

Маркировка и прослеживаемость. Кафе получает маркированные молочную продукцию, воду и пиво, и их нужно принимать через электронный документооборот в «Честном знаке». Разливное пиво требует отметки о подключении кеги и указания её кода в чеке. Для продукции животного происхождения — мяса, рыбы, молочки — поставщик оформляет ветеринарные документы в «Меркурии», а кафе должно их погасить при приёмке. Алкоголь, включая пиво, — это ещё и ЕГАИС.

Система учёта нужна не «когда раскрутимся», а до первой смены. В кафе с залом заказ проходит через официанта, кухню и бар, а продукты списываются по десяткам тех-карт. Без системы вы не увидите, какое блюдо съедает маржу, сколько продуктов ушло мимо чеков и кто из поваров отдаёт заказы медленнее. Минимальный набор: приём заказов с передачей на кухню и в бар, склад с тех-картами, учёт смен и зарплаты, отчёт о прибыли.

Шаг 8. Маркетинг до открытия

Кафе, о котором узнают в день открытия, первый месяц работает почти пустым. Начинайте за 4–6 недель:

• карточки в Яндекс Картах и 2ГИС с фото, меню и часами работы — сразу после подписания аренды;
• вывеска и баннер «Скоро открытие» на фасаде;
• страница в соцсетях с процессом ремонта, знакомством с шефом и дегустациями;
• мягкое открытие за 3–7 дней до официального: соседи, офисы рядом, друзья — проверка кухни и сервиса на живых гостях;
• предложение для соседних офисов на бизнес-ланчи.

Бюджет на запуск — 100–200 тыс. ₽, дальше — 40–60 тыс. в месяц. Главная задача первых месяцев — не реклама, а повторные визиты: гость, который вернулся три раза, стоит дороже сотни охватов.

Сколько стоит открыть кафе: смета и безубыточность на 40 мест

Смета на запуск

Помещение 130 м² в аренде, ремонт с нуля, оборудование новое и хорошее б/у. Все суммы — ориентиры 2026 года.

Статья	Сумма, ₽
Ремонт и инженерия: вентиляция, электрика, сантехника, жироуловитель	3 500 000
Оборудование горячего и холодного цеха	1 800 000
Моечная: посудомоечная машина, ванны, стеллажи	400 000
Бар: кофемашина, кофемолка, ледогенератор, стойка	700 000
Мебель зала на 40 мест	600 000
Посуда, инвентарь, текстиль	300 000
Вывеска, оформление, освещение	300 000
Касса, эквайринг, планшеты, подключение учёта	120 000
Проект, документы, ППК, медкнижки, договоры	150 000
Первая закупка продуктов и напитков	250 000
Маркетинг до открытия	150 000
Депозит за аренду	260 000
Вложения в запуск	8 530 000
Оборотный резерв на три месяца выхода на поток	2 000 000
Всего нужно денег	10 530 000

Лицензия на алкоголь в смету не включена: если она нужна, добавьте 65 000 ₽ за год и ЕГАИС. Если помещение уже было кафе — с вытяжкой, мощностью и жироуловителем, — строка ремонта может сократиться вдвое. Поэтому бывшее кафе в нормальной локации часто выгоднее, чем «чистое» помещение по низкой цене.

Расчёт безубыточности кафе на 40 мест

Точка безубыточности — число гостей в день, при котором прибыль равна нулю. Сначала соберём постоянные расходы за месяц.

Статья в месяц	Сумма, ₽
Аренда 130 м²	260 000
ФОТ: шеф, 3 повара, 2 посудомойщицы, 4 официанта, 2 бармена, 2 администратора	810 000
Страховые взносы 30 %	243 000
Коммунальные услуги	70 000
Вывоз отходов, дезинсекция, стирка, бухгалтерия	50 000
Маркетинг	50 000
Связь, программы, хозрасходы, обслуживание техники	40 000
Постоянные расходы	1 523 000

Переменные расходы растут вместе с выручкой. Продукты — 30 %, списания и питание персонала — 2 %, эквайринг — 2 %, налог — 3 %. Последняя цифра — УСН «доходы» 6 %, которую организация уменьшает на страховые взносы не больше чем наполовину. Итого 37 %: с каждого рубля выручки на покрытие постоянных расходов остаётся 63 копейки.

Теперь план. При 120 гостях в день выручка — 3 060 000 ₽ в месяц, после переменных расходов остаётся 1 927 800 ₽, минус постоянные — прибыль около 405 000 ₽, или 13 % выручки. Каждые 10 гостей в день сверх плана добавляют около 160 000 ₽ в месяц, каждые 10 гостей ниже — столько же отнимают.

Окупаемость считаем с учётом выхода на поток: первые три-четыре месяца кафе работает в минус или около нуля, и этот минус закрывает резерв. При стабильной прибыли 405 000 ₽ вложения в 8,5 млн возвращаются примерно за 21 месяц после выхода на поток — реалистично 2–2,5 года с момента открытия.

Важная оговорка про налоги. Освобождение от НДС на упрощёнке действует, пока доход не превышает порог: 20 млн ₽ — в 2026 году, и законом № 228-ФЗ этот порог сохранён на 2027–2029 годы. При выручке около 3 млн ₽ в месяц кафе перешагнёт его в первый же год и с 1-го числа следующего месяца начнёт платить НДС. Дальше — НДС по специальной ставке 5 % или льгота для общепита по ст. 149 НК с условиями по доле выручки и зарплатам. Разберите это с бухгалтером до открытия: подробности — в статье про льготу по НДС для общепита.

Таймлайн запуска и типичные ошибки

Реалистичный срок от решения до первой смены — 14–16 недель, если помещение найдено без долгих поисков.

Недели	Что происходит
1–2	Концепция, финансовая модель, поиск помещения, проверка мощности и вытяжки
3–4	Договор аренды, регистрация ООО или ИП, выбор налогового режима, расчётный счёт
5–6	Проект кухни и вентиляции, заказ оборудования, карточки в картах
7–11	Ремонт и инженерия, наём шефа, разработка меню и тех-карт
10–12	Монтаж оборудования, наём персонала, медосмотры, ППК, договоры с подрядчиками
12–13	Касса и ОФД, ЕГАИС и «Честный знак», первая закупка, заявление на лицензию, если нужна
13	Уведомление в Роспотребнадзор, пробные смены и мягкое открытие
14	Официальное открытие

Ошибки, на которых кафе теряют деньги в первый год:

1. Помещение без вытяжки и мощности по низкой аренде. Экономия на аренде съедается за один месяц доработок.
2. Нет оборотного резерва. Кафе выходит на поток за 3–6 месяцев, и всё это время платит аренду и зарплату полностью.
3. Меню на 80 позиций. Огромный склад, высокие списания и медленная кухня. Начинайте с 25–35 блюд и расширяйте по продажам.
4. Учёт «потом». Без тех-карт и склада через три месяца никто не скажет, почему фудкост 42 % вместо 30.
5. Алкоголь «как-нибудь на ИП». Продажа вина без лицензии — это штрафы и конфискация, а переход на ООО — переоформление всего.
6. Один повар на весь график. Болезнь одного человека останавливает кухню.